La digitalización en pymes, autónomos y autónomas. Por dónde empezar

Autor: Verónica Fabra
Oct 1, 2023
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La digitalización en pymes, autónomos y autónomas

La digitalización se está convirtiendo en un aspecto crucial tanto para autónomos y autónomas como para pymes. A medida que avanza la era digital, es cada vez más importante utilizar herramientas y tecnologías digitales para impulsar el crecimiento y la eficiencia de los negocios. 

Qué es la digitalización de un negocio

La digitalización de un negocio consiste en convertir a un formato digital la información y/o las actividades físicas que se realizan en la empresa, utilizando para ello tecnologías digitales. 

A efectos prácticos, la digitalización es una transformación en el negocio que permite una mayor eficiencia, accesibilidad y almacenamiento de la información. 

Las 6 Fases de digitalización

La digitalización en pymes, autónomos y autónomas puede ser un proceso gradual que implica diferentes fases. McKinsey Global Institute sugiere que muchas empresas aún no han aprovechado plenamente las oportunidades que ofrece la digitalización, lo cual indica que hay diferentes etapas por las que las empresas pueden pasar para aprovechar al máximo sus beneficios.

Las 6 principales etapas son: 

  1. La pérdida de miedo a la tecnología
  2. El reconocimiento de que la tecnología puede ayudar en ciertos procesos. 
  3. La adopción de ciertas herramientas y procesos digitales.
  4. La implementación de sistemas de gestión digitalizados. 
  5. La transformación digital completa de la empresa.
  6. La inversión en innovación y desarrollo.

Actualmente, las empresas que empiezan de cero suelen tener superadas las 2 primeras fases. Sin embargo, aún existen pymes y personas autónomas que llevan la gestión del negocio como se hacía 20 años atrás. 

Afortunadamente, la gran mayoría están entre la fase 3 y 4 y seguramente de ahí no pasarán. 

Sólo aquellos negocios que quieran crecer y ser un referente en su sector, pasarán a la fase 5 y luego a la 6. Curiosamente, al mismo tiempo que eso ocurre, estarán fuera de las categorías que hablamos en este post.   

Beneficios de la digitalización

La digitalización ofrece una serie de beneficios tanto para pymes como para autónomos y autónomas:

  • Incremento de eficiencia: La digitalización permite automatizar tareas y procesos, lo que ahorra tiempo y recursos, al tiempo que mejora la precisión y la consistencia.
  • Ahorro de costes: Al utilizar herramientas y tecnologías digitales, se pueden reducir los costes operativos, como los relacionados con el almacenamiento físico de documentos o la impresión y envío de comunicaciones.
  • Mejora de la experiencia del cliente: La digitalización permite ofrecer una atención al cliente más rápida y personalizada, lo que mejora la satisfacción del cliente y fomenta la fidelidad.
  • Acceso al mercado global: Las personas autónomas y las pymes pueden alcanzar a un público más amplio a través de Internet. Se les abre la oportunidad de expandirse a nivel global.

Contribución a la equidad de género: La digitalización puede ayudar a cerrar la brecha de género en el uso de herramientas digitales por parte de las pymes. Una contribución importante en la promoción de la igualdad de género en el ámbito empresarial.

Herramientas esenciales de la digitalización

Para llevar a cabo la digitalización en pymes, autónomos y autónomas, son esenciales el uso de las siguientes herramientas y tecnologías. Estas herramientas pueden variar dependiendo del tipo de digitalización que se esté realizando, pero algunas de las más comunes incluyen:

  1. Escáneres: Los escáneres son herramientas esenciales para convertir documentos físicos en archivos digitales. Existen diferentes tipos de escáneres, como escáneres de escritorio, escáneres portátiles y escáneres de alta velocidad. Estos dispositivos capturan imágenes o textos impresos y los convierten en archivos digitales que pueden ser almacenados y manipulados en ordenadores u otros dispositivos electrónicos.
  2. Software de gestión documental: El software de gestión documental permite organizar y administrar los archivos digitales de manera eficiente. Estas herramientas proporcionan funciones como búsqueda, indexación, etiquetado y control de versiones. Algunos ejemplos populares de software de gestión documental incluyen Dropbox, Google Drive y SharePoint. Estas plataformas permiten almacenar archivos de forma segura en la nube y facilitan el acceso y colaboración entre equipos.
  3. Software de automatización de procesos: El software de automatización de procesos es fundamental para agilizar tareas manuales y repetitivas. Estas herramientas permiten reducir los errores humanos y automatizar flujos de trabajo, pasando a ser más eficientes y productivos al ahorrar tiempo.
  4. Plataformas en línea: Las plataformas en línea, como los sistemas de gestión de contenido (CMS) y los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), son esenciales para la digitalización de actividades comerciales. Estas plataformas permiten almacenar, organizar y acceder a información de manera centralizada, lo que facilita la colaboración y el intercambio de datos. Algunas de las plataformas más utilizadas son WordPress, Drupal y Salesforce.
  5. Servicios en la nube: Los servicios en la nube desempeñan un papel fundamental en la digitalización. Estos servicios permiten almacenar y acceder a archivos y aplicaciones en línea, lo que facilita el acceso remoto y la colaboración en tiempo real. Algunos ejemplos de servicios en la nube son el almacenamiento en la nube (como Dropbox y Google Drive) y el software como servicio (SaaS) (como Microsoft Office 365 y Adobe Creative Cloud). Estos servicios permiten a las empresas y organizaciones acceder a sus archivos y herramientas desde cualquier lugar y en cualquier momento, facilitando el trabajo remoto y la colaboración. 

Qué orden deben seguir las pymes y los autónomos y autónomas para digitalizar su negocio

Cuando a un autónomo o atónoma, una micropyme o tienda, de esas de toda la vida, le dicen que debe digitalizarse para tener presencia en la red, se echa las manos a la cabeza porque no sabe por dónde empezar. 

He aquí el orden que nosotros recomendamos para llevar a término dicho proceso sin perderse por el camino:

  1. Tener un sitio web: esto implica la creación de una página web atractiva y persuasiva y trabajar el SEO para aparecer en los buscadores. 
  2. Redes sociales: crear perfiles de empresa en las redes sociales que más le convenga y tenerlas activas creando contenido.
  3. Incorporar una Tarjeta de Visita Digital como mi-nombre.es en el móvil que vaya contigo a todas partes y se convierta en tu comercial portátil 24/7.
  4. Email Marketing: establecer una estrategia de Email Marketing.
  5. Medir y analizar los datos que nos facilitan las 3 acciones anteriores para convertirlos en datos útiles para tomar decisiones estratégicas.
  6. Gestionar las relaciones con clientes y proveedores de forma digital a través de un CRM.
  7. Implantar una oficina virtual para facilitar el trabajo en remoto.
  8. Digitalizar y automatizar procesos para ganar en productividad.
  9. Conexiones seguras: implementar mecanismos para que las comunicaciones entre trabajadores y empresas sean encriptadas y seguras.
  10. Ciberseguridad: implantar mecanismos de prevención y actuación de ataques cibernéticos. 

El uso de una Tarjeta de Visita Digital

En plena digitalización, la Tarjeta de Visita Digital (TVD) surge con fuerza para sustituir a la de papel.

La página web es importante por ser el escaparate online de productos o servicios. Y la TVD tiene su fuerza en las reuniones individuales one to one, ya sean presenciales u online.

Las Tarjetas de Visita Digitales ofrecen ventajas como facilidad de compartirlas, características interactivas y la posibilidad de actualizar la información en tiempo real. Estos beneficios pueden ser especialmente valiosos para autónomos y autónomas y pymes que buscan causar una fuerte impresión y mantener conexiones profesionales de forma digital.

En este sentido, la Tarjeta mi-nombre.es ha ido un paso más allá. Esta TVD es la única que, además de las ventajas anteriores, incorpora también la monitorización de los nuevos contactos. Tener conocimiento de qué contacto consulta la tarjeta, cuándo y cuántas veces es información de gran valor. Dicho de otra forma, ayuda al empresario y a la empresaria a cerrar la venta con mayor facilidad y celeridad.   

Por otro lado, la TVD mi-nombre.es puede ser el paso anterior a tener una web. En algún caso, la persona empresaria o autónoma, por su profesión o tipo de negocio, duda que la web sea efectiva.

La Tarjeta de Visita Digital mi-nombre.es reúne las principales características de la web: contacto, herramientas de marketing y control de visitas. Con ella puede testar si tener una web corporativa es apropiado para su negocio.

En cualquier caso, lo que sí conseguirá en sus reuniones de networking al usar esta Tarjeta es ser memorable.

    Conclusiones

    La digitalización en pymes, autónomos y autónomas es cada vez más importante. Ofrece diversos beneficios, como mayor eficiencia, ahorro de costes, mejora de la experiencia del cliente y acceso a un mercado global. 

    Aunque las fases específicas de la digitalización pueden variar, las empresas pueden aprovechar herramientas y tecnologías digitales para redefinir sus procesos y fuerzas laborales y así alcanzar su máximo potencial. 

    En general, abrazar la digitalización y explorar su potencial puede ayudar a las pymes y personas autónomas a prosperar en la era digital. 

    Lector/a, cuéntanos en comentarios tu experiencia en la digitalización de tu negocio. Te leemos.

    Sobre el Autor/a

    Verónica Fabra es CEO de EscriboXti, una empresa de copywriting y CMO de la Tarjeta de Visita Digital mi-nombre.es. Siempre le gustó escribir y aplicó de forma intuitiva esta técnica de escritura persuasiva durante los 20 años que trabajó como adjunta a dirección. Con 44 años se reinventó, estudió un postgrado de Marketing Digital y se especializó en copywriting con maestros de España, EEUU y México. Las palabras, la estrategia y la psicología del comprador son sus grandes pasiones profesionales. De ella han dicho “tú haces magia” y “me he vuelto verodependiente”.

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    Verónica Fabra

    CEM, mi-nombre.es

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